154 Contract Administration jobs in Thailand

ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Scope of Responsibilities):

งานเอกสารและการสื่อสาร:

รับ-ส่งหนังสือและเอกสารทั่วไป ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

จัดเก็บเอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบและเข้าถึงได้ง่าย

งานบริหารสำนักงาน:

ประสานงานการนัดหมาย การประชุม และการจัดเตรียมสถานที่ต่างๆ

การสนับสนุนงานทั่วไป:

ให้การสนับสนุนด้านธุรการทั่วไปแก่ฝ่ายต่างๆ และพนักงาน

ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

1. คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualifications):

การศึกษา:

สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีในสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น บริหารทั่วไป หรือ ปวช./ปวส.

ประสบการณ์:

สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ได้เป็นอย่างดี

ทักษะการสื่อสาร:

มีทักษะการสื่อสาร การประสานงาน และการบริการลูกค้าที่ดี

ทักษะอื่นๆ:

มีความละเอียดรอบคอบ ความรับผิดชอบ และสามารถทำงานภายใต้แรงกดดันได้

มีความสามารถในการจัดการ และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี

มีความกระตือรือร้นในการเรียนรู้สิ่งใหม่

สามารถใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ได้

Organics Buddy is seeking a highly organized and proactive Administration Manager to oversee daily operations and ensure seamless business workflow. In this role, you will manage internal teams, drive process improvements, and coordinate closely across departments to support both business and customer needs. Key responsibilities include overseeing customer orders, managing sales documentation, coordinating deliveries, monitoring inventory, and ensuring smooth collaboration between teams.

Responsibilities:

Operational Management

• Oversee and manage day-to-day business operations to ensure efficiency and productivity.
• Monitor warehouse inventory, conduct routine stock checks, and make necessary adjustments.
• Identify and resolve operational challenges to improve overall workflow.
• Supervise and support operational staff, ensuring productivity and adherence to company policies.
• Develop and maintain clear Work Instructions (WI) to standardize internal processes and ensure operational consistency.
• Implement best practices to enhance operational efficiency and customer satisfaction.

Customer Service & Order Management

• Manage customer purchase orders (POs) and arrange deliveries according to the requested plan.
• Prepare and process sales documents, including invoices and billing.
• Work closely with the sales team to understand and fulfill customer requirements.
• Collaborate with the accounting team to ensure accuracy in financial transactions and billing.

Qualifications:

• Bachelor's degree in management, or a related field.
• Proven experience in operations management or a similar role.
• Experience handling invoices, billing, and financial documentation.
• Excellent problem-solving and decision-making skills.
• Strong leadership and organizational abilities.
• Proficiency in computer skills, including ERP systems and other relevant software/tools.
• Ability to work in a fast-paced environment and multitask effectively.

Compensation Package:

• Competitive salary commensurate with experience and qualifications.
• Reimbursement of travel expenses incurred for business purposes.
• Social security benefits in accordance with applicable regulations.
• Accident insurance coverage to ensure your well-being while performing job duties.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Collect and consolidate data from internal systems (e.g., Simplr, S3, Power BI, Excel) to support reporting needs.
• Assist in preparing daily, weekly, and monthly reports for sales teams.
• Ensure data accuracy and completeness before generating reports.
• Maintain organized documentation and data archives for easy retrieval.

EXPECTED QUALIFICATION

• Bachelor Degree in Business Administration or any related field.
• At least 1 year in Sales, Finance, or Marketing within a reporting and analysis environment.
• English skill (Conversation and writing)
• Excel / Advance Excel / PowerPoint
• Advance knowledge of data tools such as Microsoft Excel (Pivot Tables, VLOOKUP), Power BI (If any)

Work Location: Silom, Bangkok (near BTS Saladaeng / MRT Samyan / MRT Silom)

Working Day: Monday – Friday

Type of Hiring: Permanent

Job Responsibilities:

1. Administration Activities

2. Plan and carry out daily operations of general administrative jobs.

3. Establish, implement, maintain and develop driver control, car maintenance, office procurement, purchasing procedure, rule/procedure, fraud-tackle procedure, traveling expense rule/procedure

4. Combine all administrative, accounting and human resources procedures to be a management manual. Maintain, update and improve those procedures when necessary

5. Managerial Function

6. Drafting, implementing and maintaining company policy, legal compliance and operational clarity across all sections/projects

7. Supervise, monitor and advise all employee to conduct the proper administrative practice
8. Pay attention to any sign of wrongdoing of employees, suppliers, subcontractors. Report those wrongdoing signs to the department manager and the management and take necessary action upon the management approval
9. Liaison with relevant authorities and develop a good relationship with them
10. Tackle any other administrative problem that may arise during the year
11. Prepare regular reports for other departments, projects the department manager and the management

12. Introduces the cost saving system through the administrative area.

13. Legal Matters

14. Monitor all the legal cases of the companies and advice management in time what cause of action the management take

15. Analyze the risk of legal matters or matters could turn out to be legal during the day-by-day management of administration section

16. Work clearly with contracted managers, project managers to solve the legal problems or the problems could be legal in regard to contracted managers

17. Insurance

18. Follow if construction projects should be ensured in accordance with project value

19. Review and take proper action or make comment to the department manager for all insurance matter that are handled by the administrator

Qualifications:

• Bachelor's degree or higher in Business Administration, Political Science, Law, or related field.
• Minimum 5 years of management-level experience in administration.
• Background in the construction industry preferred.
• Knowledge of Thai law is an advantage.
• Good command of English (written and spoken).
• Computer literacy, particularly MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Strong leadership, problem-solving, and organizational skills.

· ติดต่อ ส่งเอกสาร และประสานงานกับ BOI ในทุกเรื่องที่เกี่ยวข้อง

· ให้ข้อมูลและชี้แจง: ให้ข้อมูลหรือชี้แจงข้อเท็จจริงต่างๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทต่อ BOI เมื่อมีคำร้องขอ

นี่เป็นหน้าที่ที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง BOI Admin มีหน้าที่ต้องส่งรายงานต่างๆ ต่อ BOI ภายในระยะเวลาที่กำหนด เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ไว้

· รายงานความคืบหน้าโครงการ (Progress Report): รายงานความก้าวหน้าในการก่อสร้างและการติดตั้งเครื่องจักร (สำหรับโครงการใหม่)

· รายงานผลการดำเนินงานประจำปี (Annual Report): รายงานสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละปี เช่น ยอดขาย, สินค้าขาออก, จำนวนพนักงาน, ค่าใช้จ่ายในการวิจัยและพัฒนา ฯลฯ

· รายงานการขอขยายเวลา: ในกรณีที่โครงการไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จตามแผนที่เสนอไว้ ต้องยื่นรายงานเพื่อขอขยายเวลา

บริษัทที่ได้รับสิทธิประโยชน์จาก BOI มักจะได้รับสิทธิพิเศษในการนำเข้าเครื่องจักร วัตถุดิบ และชิ้นส่วนต่างๆ โดยได้รับการยกเว้นหรือลดอากรขาเข้า

· จัดการเรื่องใบอนุญาตนำเข้า (Import Permit): ดำเนินการยื่นขอและต่ออายุใบอนุญาตนำเข้าเครื่องจักรและวัสดุที่ได้รับสิทธิ์

· ติดตามและตรวจสอบการนำเข้า: ดูแลให้การนำเข้าสินค้าต่างๆ เป็นไปตามเงื่อนไขที่ BOI กำหนด

· จัดการกับสินค้าขาออก: รายงานหรือดำเนินการเกี่ยวกับการส่งออกสินค้าตามที่กำหนด

· ติดตามและทบทวนเงื่อนไข: ทำความเข้าใจและติดตามเงื่อนไขของใบรับรองส่งเสริมการลงทุน (BOI Certificate) ให้ดี เพื่อให้บริษัทปฏิบัติตามเงื่อนไขได้อย่างถูกต้อง

· รักษาสิทธิ์ในการได้รับยกเว้นภาษี: ดูแลให้บริษัทคงสิทธิ์ในการได้รับยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลและสิทธิประโยชน์อื่นๆ ไว้

· แจ้งเปลี่ยนแปลง: แจ้ง BOI เมื่อบริษัทมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ เช่น ที่ตั้ง, ทุนจดทะเบียน, วัตถุประสงค์ของบริษัท, โครงสร้างผู้ถือหุ้น ฯลฯ

· ให้คำปรึกษาแก่แผนกต่างๆ: ให้คำแนะนำแก่ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี และฝ่ายอื่นๆ เกี่ยวกับกฎ ระเบียบ และเงื่อนไขของ BOI ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพวกเขา

· ฝึกอบรมพนักงาน: ในบางกรณี อาจต้องจัดฝึกอบรมหรือแจ้งให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทราบถึงข้อกำหนดของ BOI

· จัดเตรียมเอกสาร: จัดเตรียมเอกสารและบันทึกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับการตรวจสอบจาก BOI

· ร่วมในการตรวจสอบ: เป็นผู้ประสานงานและร่วมให้ข้อมูล during การตรวจสอบสถานประกอบการโดยเจ้าหน้าที่ BOI

Job Description
Wood is currently recruiting for Project Administration & Coordination Lead to join our team in Chonburi, Thailand.

The Role
This position will act as the Owner's Representative and will be responsible for facilitating seamless communication, efficient project tracking, and administrative support across all phases of the project. Ensuring that project operations run smoothly, documentation is well-managed, and all stakeholders are aligned with project goals and timelines.

What We Can Offer
Meaningful and interesting projects
delivered to leaders of industry across renewable and emerging energy sectors

Flexible working arrangements
that balance client, team and individual needs offering hybrid and remote working where relevant

Commitment to Diversity and Inclusion;
we are an organization actively committed to diversity and inclusion across our business with employee networks committed to giving all employees a voice

Competitive salary
with regular salary reviews to ensure we are rewarding at the right level in line with the market

Commitment to continued professional development;
development plans that are tailored to your individual needs and interests

Global connections;
join experts around the world who are at the leading edge of our industry, shaping the standards of our profession

Responsibilities
Key Responsibilities

• Serve as the central point of contact for all project stakeholders, including the Owner, project managers, site teams, subcontractors, suppliers, architects, engineers, and regulatory bodies.
• Facilitate clear and timely communication across teams to ensure alignment and issue resolution.
• Organize and coordinate internal and external meetings, including scheduling, agenda preparation, presentation consolidation, and distribution of pre-reading materials.
• Record and track meeting minutes, action items, and follow-ups on a daily, weekly, and monthly basis.
• Manage day-to-day office operations, including supply ordering, IT coordination, and general support for on-site Owner and Owner's Rep teams.
• Assist with onboarding tasks for new project team members to ensure smooth integration.
• Maintain accurate records related to safety training, incidents, compliance, and other essential project documentation.
• Perform basic data compilation and analysis to support decision-making by the Technical Program Manager.
• Identify and escalate potential risks, conflicts, or deviations to the Technical Program Manager.
• Ensure proper logging and documentation of issues for timely resolution.
• Assist in monitoring and ensuring compliance with safety regulations, quality standards, and project specifications.
• Support documentation and reporting efforts related to compliance activities.

Qualifications
What makes you remarkable?
At Wood, we are committed to equal opportunities and welcome all talented individuals to consider joining our team. So even if you don't match every statement below but feel you have some of the experience, knowledge or skills needed for this role, we encourage you to apply. It will take all of us working together to deliver solutions to the world's most critical challenges.

Ideally You Will Have

• 10 years' minimum experience in plant maintenance or construction in the Oil and Gas Industry
• Experience in Data Center projects will be considered an advantage

If you're an experienced Project Administration & Coordination Lead, ready for your next project, then we are keen to hear from you today.

About Us
Wood is a global leader in consulting and engineering, helping to unlock solutions to critical challenges in energy and materials markets. We provide consulting, projects and operations solutions in 60 countries, employing around 35,000 people.

Diversity Statement
We are an equal opportunity employer that recognises the value of a diverse workforce. All suitably qualified applicants will receive consideration for employment on the basis of objective criteria and without regard to the following (which is a non-exhaustive list): race, colour, age, religion, gender, national origin, disability, sexual orientation, gender identity, protected veteran status, or other characteristics in accordance with the relevant governing laws.

-Manage the company's central vehicles, deliver company documents according to the specified policies, and coordinate the maintenance of the central vehicles to ensure they are ready for use.

-Supervise drivers and housekeepers in providing services as specified.

-Prepare/renew/cancel all types of contracts, power of attorney, and other documents to present to the executives for approval, including collecting various documents/contracts and making records.

-Control and supervise the operations of matters related to expenses under the responsibility of the administration, such as telephone charges, office rent, consumer goods, office equipment, and other related matters.

-Manage and supervise the orderliness of the entire office building area and coordinate with relevant departments regarding maintenance.

-Coordinate and support various activities organized by the company.

-Proceed with the notification, apply for insurance/renew the policy/claim insurance

-Contact regarding procurement

-Coordinate the receipt and payment of various expenses of the administrative department.

-Contact and coordinate matters regarding the company's central car service and company activities.

-Coordinate on consumer goods, office supplies and outsource

-Contact and coordinate public utilities

-Perform other tasks assigned by supervisors

1. Bachelor's degree in Business Administration, Management or other related fields.
2. At least 5 years of experience in administrative or other service fields.
3. At least 3 years of experience at the supervisory level.
4. Able to use computer well, especially MS Word, Excel, Power Pint programs.
5. Use English in writing, reading and speaking at a communicative level. (Intermediate level)
6. Have communication skill.
7. Have good interpersonal skills.
8. Have problem analysis skills.
9. Have negotiation skills.
10. Have good wit and can solve immediate problems well.
11. Have leadership qualities.
12. Able to manage common expenses under responsibility in a timely manner without making mistakes that could cause damage to the company.
13. Able to analyze and prepare a budget under one's responsibility to present to supervisors.
14. Able to provide services under responsibility efficiently and gain satisfaction from internal customers.
15. Able to check and negotiate contract renewals for various services under its care to be in accordance with the law and to maximize the company's benefits.
16. Negotiation techniques can be used to maximize the company's benefits.

1. บริหารจัดการ ประสานงานดูแลทรัพย์ส่วนกลางให้อยู่ในสภาพปกติเรียบร้อยพร้อมใช้งานตลอดเวลา
2. จัดซื้อ/จัดหาทรัพย์สินตลอดจนจัดให้มีบริการด้านสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ แก่เจ้าของร่วม ในอาคาร
3. บันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆในอาคาร ในการบำรุงรักษาซ่อมแซมระบบสาธารณูปโภคส่วนกลาง รวมทั้งทรัพย์ส่วนกลาง และการให้บริการอื่น ๆ
4. บริหารจัดการงานแม่บ้าน ได้แก่ จัดสรร พนักงานต่างด้าว ตำแหน่งแม่บ้าน และดำเนินการทั้งกระบวนการสรรหาและดูแลเรื่องใบอนุญาตทำงาน รวมถึงการจัดทำเงินเดือน
5. มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ สามารถขับรถยนต์ได้

About the role

Join the dynamic team at Mermaid Maritime PLC as an Administration Manager. Oversees an organization's administrative functions, managing staff, administrative processes, and office operations to ensure efficiency and productivity.

What you'll be doing

• Oversee and coordinate all administrative functions, including office management, office supplies, equipment, facilities maintenance
• Manage office G&A budget, ensure accurate and timely reporting
• Develop and implement administrative policies, procedures
• Perform general finance administration tasks including petty cash, invoice, withholding tax collection from vendors
• Manage contract and price negotiations with office vendors, service providers and office lease
• Liaise with external parties such as banks, Government, Revenue Dept.
• Request & collect relevant information from across departments for "data collection for sum insured"
• Being the key point of contact for all teams to get Directors Signature
• To obtain board approval for all signing contract and issue memo for payment approval to CEO and Directors
• Co-ordinate with Finance & Account Team to allocation for each insurance type
• Co-ordinate with Operation Teams to get certificate of endorsement for each projects
• Co-ordinate with internal and external party related to register company documents & response to contact revenue Dept. for duty tax to each contract in Thailand
• Supervise Administration tasks and day-to-day operation of Administrators & monitors office supplies
• Support the Management team with ad-hoc administrative tasks and projects as required
• Provide general support to clients/visitors

What we're looking for

• Bachelor's degree in any field
• Minimum 5 years of experience in administrative management / General Affairs
• Strong organizational and multitasking skills, with the ability to priorities and meet deadlines
• Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal, with the ability to liaise effectively with stakeholders at all levels
• An analytical mind with problem-solving skills