167 Executive Secretary jobs in Thailand

Responsibilities:

• Provide full secretarial support to executive management.
• Coordinate and participate meeting of Committees/Subcommittees, and provide meeting minutes
• Coordinate with internal Departments and external organizations, and follow up such progression
• Organize and update meeting calendar of the Executive
• Other tasks as assigned by Top Executives

Qualification:

• Bachelor Degree or Master Degree in B.A / humanities / English or others.
• Pleasant personality, good interpersonal skill, and presentation skill.
• Result-oriented, well-organized, and strong of documentation tasks.
• Good communication in all English skills is a must.
• Have great background of secretarial functions at least 2-3 years.

Talent Acquisition Team, Human Resources Management Department (Head Office)

Muang Thai Life Assurance Public Company Limited

250 Ratchadaphisek Rd., Huaykwang, Bangkok 10310

Website: 

Line Official Account: @mtlcareer

LinkedIn: Muang Thai Life Assurance Public Company Limited

"หมายเหตุ: ตำแหน่งงานนี้จำเป็นต้องตรวจสอบประวัติอาชญากรรมของบุคคลเมื่อพิจารณารับเข้าทำงาน เพื่อความปลอดภัยและรักษามาตรฐานขององค์กร"

"Remark: This position requires a criminal record information check when consideration for employment to ensure safety and maintain standards of the organization."

Key Responsibilities:

Executive Support

• Manage complex calendars across multiple time zones to support on SBFHE BU, prioritizing ExCom, Board, and global engagements
• Prepare, proofread, and organize documents, reports, presentations, and correspondence
• Coordinate internal and external meetings, including agenda preparation and minutes-taking
• Prepare and process reimbursement and expense reports with accuracy and speed
• Maintain strict confidentiality and discretion as required
• Establish and maintain efficient filing, document management, and knowledge systems to ensure quick access and compliance with governance standards

Department Support

• Manage departmental purchase requisitions and orders, ensuring compliance, tracking, and accurate expenditure records
• Process monthly payroll for temporary staff, ensuring accuracy and timely submission
• Assist in preparing and tracking the department's travel budget, consolidating inputs, monitoring spending, and reporting variances
• Coordinate cross-market projects, ensuring follow-up and accountability from stakeholders across clusters

Engagement Activity Support

• Coordinate and support planning of company activities, including employee engagement programs i.e. Mugi No Ne, New Year Party
• Liaise with internal departments and external vendors for logistics, venue arrangements
• Coordinate internal communications in alignment with corporate communications
• Provide administrative support during events and ensure smooth execution

General Administration

• Orchestrate logistics for any P&C related event i.e. leadership offsites, regional talent forums
• Handle correspondence, inquiries, and information flow within the department
• Maintain office supplies, equipment, and administrative needs of the team
• Support departmental projects and ad hoc tasks as assigned

Key Qualifications:

• Bachelor's degree in business administration, Management, Finance, or related field
• 7–10 years of proven experience supporting senior executives, preferably within FMCG, healthcare, or multinational organizations
• Excellent English communication skills
• Knowledge of procurement processes, PR/PO management, and budget planning preferred
• Excellent service mind and good interpersonal skills
• High proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Demonstrated ability to manage complexity across geographies, cultures, and functional priorities
• Exceptional discretion, strong organizational skills, and the ability to handle sensitive information

Our DEI Commitment

At Suntory, we recognize that diverse knowledge, perspectives, and backgrounds contribute to our collective success. We are committed to fostering a diverse, equitable, and inclusive workplace where all individuals can bring their whole selves to work every day, regardless of race, color, religion, gender identity or expression, sexual orientation, age, or any other protected characteristic.

Our recruitment and selection processes are designed to highlight what Suntory offers as an employer while allowing candidates to share their unique skills and experiences. We understand that career trajectories vary, and if you believe your experience/background can benefit our team, we encourage you to apply. We endeavor to make our interview process as inclusive as possible and offer reasonable accommodations as needed. Together, we can cultivate a workplace where everyone can thrive and propel our mission of Growing for Good.

JOB DESCRIPTION

As the Personal Assistant (PA) to the Managing Director (MD), your primary focus will be to ensure the smooth and efficient operation of the MD's office. You will provide high-level administrative support, manage day-to-day tasks, and help facilitate key interactions with internal and external stakeholders. Your responsibilities will involve calendar management, travel coordination, handling confidential communications, and assisting with strategic initiatives.

In addition, you will work closely with senior management to support various operational and organizational needs, contributing to the overall success of the MD's leadership.

Responsibilities:

• Calendar & Scheduling: Manage and maintain the MD's calendar, scheduling meetings, appointments, and events to optimize their time.
• Communication Management: Screen, prioritize, and respond to emails, phone calls, and other communications on behalf of the MD.
• Travel & Logistics: Arrange business travel including flights, accommodations, and transportation. Ensure smooth travel arrangements with detailed itineraries.
• Document Preparation & Support: Prepare and organize documents, reports, presentations, and meeting materials for the MD. Assist with the preparation of board meeting agendas and minutes.
• Meeting Coordination: Organize and coordinate internal and external meetings, including managing logistics, attendees, and materials required.
• Project & Task Management: Support the MD in tracking and managing ongoing projects, ensuring deadlines are met and action items are completed.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive and confidential information with utmost discretion. Ensure a high level of trust and professionalism in managing the MD's personal and professional matters.
• Collaboration: Liaise with other departments and teams to coordinate efforts and ensure smooth communication across the organization.
• Reporting: Prepare weekly and monthly reports for senior management, providing updates on key activities, schedules, and initiatives.

Skills & Qualifications:

• Proven experience as a Personal Assistant or Executive Assistant, preferably in a corporate or manufacturing environment.
• Strong organizational and time-management skills with the ability to multitask effectively.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ability to work independently and anticipate the needs of the Managing Director.
• Strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism.
• Strong interpersonal skills, with the ability to build relationships across all levels of the organization.
• Good command of written or spoken in English.

Benefits

• Social Security
• Health Insurance
• Performance Bonus
• Annual leave 6-12 Days
• Working days 5 Days
• Provident fund

Responsibilities:

• Prepare and compile essential documents and information for meetings, ensuring the executive is well-equipped.
• Take minutes of meetings and prepare summary reports.
• Oversee and coordinate the preparation of meeting venues and necessary equipment.
• Liaise with internal departments to achieve set objectives.
• Manage communications and coordination with external parties on behalf of the executive, as assigned.
• Ensure smooth and professional coordination in all interactions.
• Organize and manage the executive's schedule efficiently.
• Arrange and schedule meetings, as well as other engagements as needed.
• Welcome and assist visitors or guests of the executive.
• Accompany the executive on all assigned trips, both domestically and internationally.
• Plan and oversee travel arrangements according to the schedule.
• Handle and book travel arrangements, including flights, accommodation, and transportation.
• Manage the executive's personal documents and files.

Qualifications:

• Bachelor's degree in Management or related fields.
• At least 3 years of experience as an Executive Secretary.
• Exceptional organizational and communication skills.
• Proficient in time management.
• Ability to work under high-pressure conditions.
• Flexible with working hours.
• Detail-oriented and capable of handling confidential information with discretion.
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other management tools (e.g., calendar and task management software).
• Good command of English communication skills.

Responsibilities:

• Provide full secretarial support to executive management.
• Coordinate and participate meeting of Committees/Subcommittees, and provide meeting minutes
• Coordinate with internal Departments and external organizations, and follow up such progression
• Organize and update meeting calendar of the Executive
• Other tasks as assigned by Top Executives

Qualification:

• Bachelor Degree or Master Degree in B.A / humanities / English or others.
• Pleasant personality, good interpersonal skill, and presentation skill.
• Result-oriented, well-organized, and strong of documentation tasks.
• Good communication in all English skills is a must.
• Have great background of secretarial functions at least 2-3 years.

Talent Acquisition Team, Human Resources Management Department (Head Office)

Muang Thai Life Assurance Public Company Limited

250 Ratchadaphisek Rd., Huaykwang, Bangkok 10310

Website: 

Line Official Account: @mtlcareer

LinkedIn: Muang Thai Life Assurance Public Company Limited

"หมายเหตุ: ตำแหน่งงานนี้จำเป็นต้องตรวจสอบประวัติอาชญากรรมของบุคคลเมื่อพิจารณารับเข้าทำงาน เพื่อความปลอดภัยและรักษามาตรฐานขององค์กร"

"Remark: This position requires a criminal record information check when consideration for employment to ensure safety and maintain standards of the organization."

Company Description

We suggest you enter details here.

Role Description

This is a full-time on-site role for an Executive Secretary located in Bangkok. The Executive Secretary will be responsible for managing executive schedules, facilitating communication between executives and internal/external stakeholders, organizing and maintaining records, and performing various clerical tasks. Additional duties include company secretarial work, providing executive administrative assistance, and offering excellent customer service to ensure smooth operations.

Qualifications

• Clerical Skills and Executive Administrative Assistance capabilities
• Exceptional Communication skills
• Proficiency in Company Secretarial Work
• Outstanding Customer Service skills
• Excellent organizational and multitasking abilities
• Attention to detail and problem-solving skills
• Proficiency with office software and equipment
• Experience as an executive secretary or similar role is a plus
• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or related field is preferred

Become a part of Thailand's no.1 Digital Service Provider, Who strives to provide best services that help people fulfil their dreams.

We are looking for potential candidates who are eager to learn and grow to join our young talent team.

Job Posting Location

Bangkok

Job Summary

Executive Secretary

Job Description

Executive Secretary

Recruiter

Atitaya Dechpan (อทิตยา เดชปาน)

ตำแหน่ง: Executive Secretary

บทบาทนี้สำคัญต่อการสนับสนุนการดำเนินงานของผู้บริหารระดับสูงที่ Thanakorn Vegetable Oil Products Co., Ltd. เป็นอย่างมาก โดยจะเป็นตัวกลางระหว่างผู้บริหารและฝ่ายงานอื่น ๆ เพื่อช่วยให้การประสานงานและการดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น

หน้าที่หลัก:

• ประสานงานและจัดการภาระงานประจำวันต่าง ๆ ของผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ
• จัดตารางการประชุมและนัดหมายต่าง ๆ ให้กับผู้บริหาร
• บันทึกและจัดเตรียมรายงานการประชุม วาระการประชุม และเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ประสานงานการเดินทางภายใน และต่างประเทศและจัดการเอกสารการเดินทางของผู้บริหาร
• ให้บริการต้อนรับและดูแลผู้มาเยี่ยมผู้บริหาร

ทักษะ คุณสมบัติ และประสบการณ์:

• ปริญญาตรีในสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น บริหารธุรกิจ การจัดการ มนุษยศาสตร์ หรือสาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ในตำแหน่งเลขานุการหรือผู้ช่วยส่วนตัวในบริษัทต่าง ๆ อย่างน้อย 5 ปี
• มีทักษะภาษาอังกฤษในระดับดีมาก
• มีทักษะการใช้โปรแกรม Microsoft office , Power BI
• มีทักษะการจัดการเวลาและการวางแผนที่ดี สามารถทำงานภายใต้ความกดดันและตารางงานที่แน่นอน
• มีทักษะการสื่อสารที่ดีทั้งการพูดและเขียน สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
• มีความละเอียดรอบคอบและสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
• มีทักษะในการสร้างสื่อ ด้วย Digital Tool จะพิจารณาเป็นพิเศษ

สมัครงานตำแหน่งนี้ด่วน เพราะเป็นโอกาสที่ดีที่จะได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานระดับผู้บริหารในบริษัทชั้นนำแห่งนี้

หน้าที่และความรับผิดชอบ

• ตรวจสอบความสะอาด ความเรียบร้อย และอำนวยความสะดวกสบายภายในห้องทำงานกรรมการผู้จัดการ
• เช็ค e-mail ตรวจสอบเอกสารสำคัญต่างๆ ก่อนนำเสนอ เช่น จดหมาย, เอกสารสำคัญ, แฟ้มเสนอเซ็นต์, รายงานต่างๆ ที่มาจากทั้งภายในและภายนอกบริษัทฯ พร้อมทั้งตรวจสอบเอกสารทั้งหมดหลังจากลงนามเรียบร้อยแล้ว เพื่อส่งคืนหรือส่งต่อส่วนงานอื่นๆ ต่อไป
• ตอบโต้จดหมาย, e-mail ต่างๆ
• จดบันทึกลงตารางนัดหมายต่างๆ และคอยแจ้งเตือนในแต่ละวัน
• จดบันทึก จัดพิมพ์เอกสารสำคัญ และจัดทำงานด้าน Presentation ต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
• จัดเตรียมเอกสารที่ใช้สำหรับการประชุมในแต่ละครั้ง ทั้งภายในและภายนอกบริษัท
• จัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ แบ่งตามหมวดหมู่ของงานเข้าแฟ้ม และดูแลตรวจสอบตู้เอกสาร
• จัดทำรายการเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกรรมการผู้จัดการ เช่น ค่าพาหนะประจำเดือน, ค่าอาหารและเครื่องดื่ม, ค่าเลี้ยงรับรอง, ค่าใช้จ่ายเดินทางดูงานทั้งต่างจังหวัดและต่างประเทศ, ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด, เช็คของขวัญงานแต่งงาน และค่าใช้จ่ายอื่นๆ
• ดูแลธุรกรรมทางการเงินกับธนาคาร หรือสถาบันการเงินต่างๆ (เบิก ถอน โอน ฯลฯ)
• ตรวจสอบ Slip บัตรเครดิตในแต่ละเดือน เพื่อตรงกับค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้บัตรเครดิตทุกๆใบ
• จองตั๋วเครื่องบิน จัดหาที่พัก รถรับส่ง และอำนวยความสำดวกต่างๆ กรณีเดินทางศึกษาดูงาน หรือท่องเที่ยวส่วนตัวทั้งใน  และต่างประเทศ
• ประสานงานภายในองค์กรระหว่างกรรมการผู้จัดการและส่วนงานแต่ละแผนก
• ประสานงานภายนอกองค์กร  งานสังคม  งานเลี้ยงสังสรรค์ ฯลฯ
• วิเคราะห์ยอดขายของผลิตภัณฑ์ทั้งของ Link และแต่ละยี่ห้อในแต่ละเดือน
• เปรียบเทียบยอดขายของธุรกิจ Distribution และ Engineering ในแต่ละเดือน
• จดบันทึกรายการ PO. (ใบสั่งซื้อสินค้า), ยอดเงินในการสั่งซื้อ, กำหนดการในการโอนชำระเงิน
• เช็ค Rate ค่าเงินกับทางธนาคารเพื่อทำการโอนชำระเงินค่าสั่งซื้อสินค้าจากต่างประเทศ
• ประสานงานด้านการบัญชี กับหน่วยงานบัญชี/การเงิน รวมถึงงานด้านการติดตามชำระหนี้
• ประสานงานด้านการทำ Quotation และ Contract
• ประสานงานด้านอื่น ๆ แบบผู้บริหาร

คุณสมบัติ

• อายุ 22 ปีขึ้นไป ไม่จำกัดเพศ
• ปริญญาตรี สาขาบริหาร การจัดการ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง
• ทางด้านเลขานุการไม่น้อยกว่า 1 ปี
• สามารถฟัง พูด อ่าน เขียนภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดี
• สามารถใช้โปรแกรม MS Office ได้เป็นอย่างดี
• บุคลิกภาพดี มีความรับผิดชอบ
• มีไหวพริบ ขยัน กระตือรือร้น อดทน และอัธยาศัยดี